Сім секретів для створення чудової презентації | Бізнес Майстерня

Сім секретів для створення чудової презентації

Сім секретів для створення чудової презентації

секрет

Як зробити оформлення презентації дійсно ефективним та таким, щоб воно запам'яталась? Прочитавши цю статтю, ви навчитесь робити чудові презентації, за допомогою яких можна донести свої думки та ідеї до будь-якої аудиторії - ради директорів, команди проекту, слухачів семінару. Адже, вони теж люди. І ваша інформація, для кращого сприйняття, повинна відповідати законам нейромаркетингу, про який ми писали тут і тут. Ви зрозумієте, як і коли слід використовувати PowerPoint, як готувати презентацію, обрати дизайн слайдів, розставляти акценти та розташовувати картинки, схеми та графіки і найголовніше - як не перевантажити презентацію зайвою інформацією.

Сім основних принципів дизайну слайдів

Завдання дизайну - дати візуальне розуміння основної ідеї. Розуміння простих концепцій графічного дизайну, принцип їхнього впливу на глядача та їх застосування допоможе зробити створення презентації більш осмисленим та ефективним.

У наступних розділах ми розглянемо такі принципи дизайну слайдів.

  • Принцип співвідношення сигнал/шум. Скорочення зайвих елементів.
  • Принцип читабельності. Вибір шрифтів і кольорів.
  • Принцип порожнього простору. Виділення головного елемента.
  • Принцип вирівнювання. Наявність візуального взаємозв'язку всіх елементів слайду.
  • Принцип контрастності. Демонстрація ієрархії між елементами слайду (за рахунок зміни кольору, розміру ліній, форми, розташування в просторі).
  • Принцип повторення. Збереження єдиного стилю у всіх слайдах.
  • Принцип близькості. Розташування взаємопов'язаних елементів на слайді.

Принцип співвідношення сигнал/шум

Краще, ніж як треба, не треба.

Принцип співвідношення «сигнал/шум» запозичений з технічної сфери, але його можна застосувати і в нашому випадку.

Презентація передбачає створення, передачу та прийом інформації. На кожному етапі якість переданої інформації (сигнал) знижується, а стороння інформація (шум) - додається. Чіткість інформації залежить від співвідношення сигналу що залишився, до доданих шумів.

Мета застосування принципу співвідношення «сигнал/шум» - збереження первісного змісту повідомлення за допомогою ясності і простоти дизайну презентації.

Наприклад, графіки без зайвих елементів матимуть високе співвідношення сигнал/шум, в той час як графік з багатьма сторонніми елементами - навпаки, низьке.

Погіршення візуального повідомлення відбувається, наприклад:

  • під час вибору перевантажених графіків
  • під час використання неоднозначних символів
  • під час надмірного виділення ліній, фігур, символів, логотипів

Роблячи вибір між функціонально рівними дизайнами, віддавайте перевагу найпростішому дизайну. Візуальна перевантаженість знижує ефективність презентації.

Важливо розуміти, що всі непотрібні дані, графіки, рядки або символи крадуть увагу від головного пункту.

Мінімізуйте шум, інакше кажучи, видаліть всі елементи, без яких можна обійтись, не завдаючи шкоди ключовій ідеї. Таким чином, ми допомагаємо аудиторії обробляти нову інформацію ефективно та результативно.

Наприклад, видимі лінії сітки та таблиці повинні бути практично непомітними, а можливо, навіть, прибрані зовсім. Колонтитули і логотипи в більшості випадків також можна видалити. Якщо, звичайно ж, ваше керівництво дозволить вам це зробити.

Два найбільш частих використовуваних шуми на слайдах: тривимірні графіки та корпоративні логотипи (навіть якщо вони якісно зроблені).

Візуальний спам

Кожний графічний елемент повинен нести в собі інформацію. Як правило, тривимірні графіки, корпоративні логотипи, координатні сітки вісей і таблиць, мерехтливе штрихування-все це є речами в собі - візуальним спамом. А що ми зазвичай робимо зі спамом?

Тут доречно буде згадати висловлювання про архітектуру: «Можна декорувати споруду, але не можна споруджувати декорації».

Іноді, бажання використовувати новий цікавий ефект, затуляє мету: зробити простий, зрозумілий дизайн. Але графік, з використанням унікальних орнаментів, не стає більш цікавим та привабливим. Який критерій для оцінки візуалізації даних?

Одне із завдань, яке ми хочемо вирішити за допомогою графіка, або візуалізації, - побачити те, що ми ніколи не очікували побачити.

Адже врешті-решт одна з задач візуалізації даних полягає в тому, щоб зрозуміти щось нове.

Координатні сітки

Коли графік сам по собі служить таблицею, сітка координат може допомогти в читанні та розумінні. В цьому випадку вона виконує підтримуючу функцію по відношенню до даних, які не домінують над основною інформацією. Хорошим рішенням в даному випадку є:

1. Видалення

до:

графік

після:

графік

2. Заміна на протилежний колір

до:

графік

після:

графік

Уникайте тривимірних графіків

Часто тривимірні графіки на слайдах використовуються для додавання третього виміру для двомірних даних. Але фальшиві перспективи не додають ясності стовпчастим діаграмам.

Коли ми беремо двомірні дані і створюємо тривимірні графіки - це не є спрощенням. Кожний графічний елемент повинен нести в собі інформацію. Вважається, що тривимірні графіки можуть додавати виразність. Найчастіша відмовка: «Але ж клієнтам вони так подобаються!» Однак коли справа доходить до діаграм і графіків, ми повинні прагнути до простоти та зрозумілості.

Для двомірних даних - двомірні графіки!

Візуально тривимірні графіки менш точні, тому що кут огляду ускладнює розуміння того, де саме знаходяться дані на вісі. Таким чином, ми погіршуємо співвідношення «сигнал/шум».

Чи розміщувати логотип на кожному слайді?

Якщо ви хочете, щоб люди розуміли вас краще, приберіть все зайве з екрану.

Якщо ви показуєте слайдову презентацію, видаліть логотипи з усіх слайдів, крім першого і останнього.

Сам по собі логотип не допомагає «зробити продажі». Люди ненавидять рекламу.

Використовувати логотип на кожному слайді так само дивно, як починати кожну нову пропозицію в бесіді зі згадки свого імені.

Ми любимо купувати, але ненавидимо, коли нам щось нав'язують. Логотип засмічує «ефір» та робить презентацію нав'язливою.

Ви можете заперечити, що багато компаній наполягають на тому, щоб їхні співробітники використовували логотип компанії на кожному слайді. Але в ході презентації ми завойовуємо довіру аудиторії своїми діями, а не розміщенням нашої самобутньої графіки на кожному слайді.

Принцип читабельності

Розмір

Для тексту на слайді використовуйте як мінімум 30-й розмір шрифту.

Якщо вам необхідний дрібний шрифт, це говорить про те, що ви перевантажили слайд і у вас вийшов слайдомент. Навчіться висвітлювати всю основну інформацію одним реченням та перенесіть всю додаткову інформацію в роздавальні матеріали.

Шрифт

Презентація - не місце для демонстрації своєї «найбільшої в світі колекції прикольних шрифтів». Використовуйте найбільш прості і найбільш поширені шрифти - у когось може виникнути необхідність в показі вашої презентації на комп'ютері, де не встановлені ваші «приколи». Для тексту, проектованого на екран, - тільки шрифти без зарубок і без згладжування країв букв. Крім того, шрифти без зарубок легше читати, ніж шрифти із зарубками.

Наприклад, ви ніколи не помилитесь, обравши Arial, Verdana або Tahoma.

Контрастність

Використовуйте світлий текст на темному тлі. Оптимально, коли рівень контрасту між текстом і фоном перевищує 70%. Комбінації кольорів фон/напис, як правило, не впливають на читабельність при збереженні мінімального рівня контрастності. Нетипові поєднання обирайте ретельніше, та перевіряйте, чи не подразнюють вони очі. Візерунковий фон може погано впливати на читабельність, його слід уникати.

Одне з частих питань: «Який фон краще використовувати під час проведення презентації з проектором?» Наша думка - краще використовувати світлий текст на темному тлі. Чому?

  • темний текст на світлому тлі іноді призводить до візуального засліплення - через велику кількість світла що йде від фону
  • використання білого тексту на чорному тлі видаляє рамку навколо показуваного зображення або тексту, а сама по собі світла рамка не передає жодної інформації
  • лазерна указка більш помітна на темному тлі
  • коли проектор встановлений некоректно, спотворюються слайди. На білому тлі неточність проектора помітно відразу, оскільки білий фон проявляється на екрані або стіні, як спотворена трапеція. З чорним фоном спотворення є менш очевидними, тому що кадру немає як такого

Найбільш поширений сьогодні формат моніторів і проекторів - чорне зображення на білому тлі. Це - метафора паперу. Для слайдових презентацій ближче метафора кіно.

Телевізійні зображення, інформаційні табло в аеропортах і вокзалах, панелі управління в літаках зазвичай мають затемнений фон, на якому підсвічуються дані для відображення.

Кілька суб'єктивних «за» темний фон

Темний фон несе серйозність і значущість. Світлий або білий фон виглядає дешево і по-аматорськи. Крім того, 45-хвилинна презентація на білому тлі втомлює очі. Згадайте, чи багато ви бачили фільмів з чорними титрами на білому тлі?

Булліти

Булліт - збільшена точка, використовується для виділення пунктів переліку.

  • Булліти добре працюють в письмових документах. Але вони не є ефективними в живій презентації.
  • Булліти можуть бути кращим вибором в письмовому документі при перерахуванні елементів, які не перебувають в ієрархічній послідовності і не взаємопов'язані між собою.
  • Булліти організують, направляють і полегшують читання. Візуально розділяючи текст, вони дозволяють читати осмисленими порціями. Крім того, вони створюють сприятливі умови для вибіркового читання, коли читачу потрібні якісь конкретні матеріали.

Однак використання буллітів в презентаціях має ряд недоліків. Нерідко спосіб, яким ми описуємо проблему, сам по собі є частиною проблеми

1. Ідеї, представлені у вигляді списків буллітів, занадто абстрактні

«Спискові» формулювання безликі і дуже абстрактні.

  • зниження високих витрат на доставку:

    - скорочення витрат під час продажу

    - визначити бачення для традиційних продуктів

    - подальше скорочення витрат виробництва

    - вдосконалення системи управління собівартістю

    - зниження операційних витрат

  • прискорення розробки та впровадження нових продуктів
  • збільшення гнучкості

Це типовий рівень деталізації для бізнес-плану. Зазвичай пропонується продовжувати працювати швидше, дешевше і приділяти більше уваги ринку. Але як цього досягти?

Якщо «збільшення гнучкості» означає «доставку точно вчасно», це може створити для компанії переваги на тлі інших конкурентів. Звичайно, якщо зараз нормою в цьому бізнесі є «пізно і непередбачувано». Але цього не видно з цього плану.

2. Списки буллітів не визначають важливі взаємозв'язки елементів

Списки показують тільки три логічні взаємозв'язки:
1) черговість - від першого до останнього в часі;
2) пріоритет - ранжування за важливістю, від головного до найменш важливого;
3) належність - всі елементи списку є частиною якогось «набору».

Один список може показувати тільки один вид взаємозв'язку в один момент часу. Коли ми представляємо інформацію у вигляді списків, на слайдах або озвучуючи, ми ігноруємо інші важливі взаємозв'язки елементів. Виходить, що аудиторії пропонується заповнити пустоти на свій розсуд. Або це доведеться робити нам ще раз, реагуючи на отриманий зворотний зв'язок від аудиторії.

Так, іноді такий підхід дає нам відчуття безпеки. Списки дозволяють майстерно маневрувати між різними точками зору. Списки дають нам визначеність і контроль. Однак якщо розібратись, в них присутня тільки ілюзія ясності, і ця ілюзія може бути занадто дорогою.

3. Списки буллітів не враховують специфіку конкретного бізнесу

Розглянемо приклад стандартної презентації плану:
• Збільшення частки ринку - на 25%.
• Збільшення прибутку - на 30%.
• Збільшення кількості нових продуктів - до 10 на рік.

В даному випадку щось "мається на увазі", але не поясненим залишилось бачення компанії, ринку та клієнта. Цей план не пояснює, як пов'язані між собою ці цілі. По суті, на прикладі цих трьох простих пунктів можуть бути представлені стратегії, які сильно відмінні одна від одної.

1. Маркетингові зусилля приведуть до збільшення частки ринку, в результаті чого збільшаться доходи (можливо, від масштабу), що дозволить додатково направити отримані гроші на фінансування розробки нових продуктів.

схема

2. Розробка нових продуктів одночасно призведе до збільшення прибутку та збільшення ринкової частки.

схема

3. Незапланований прибуток дозволить нам збільшити свою частку на ринку, через нарощування реклами нових продуктів.

схема

Проблема додатків, подібних до PowerPoint, в тому, що за замовчуванням кожен слайд складається з заголовка та списку буллітів, згрупованих за кожним розділом. Виглядає цілком логічно, але аудиторія в такій структурі легко забуває зміст. Булліти відмінно підходять для надрукованого тексту, але погано виглядають у великій кількості під час презентації.

Традиційний спосіб робити слайди списками існує так давно, що став в деякому сенсі частиною корпоративної культури.

Загальне правило - використовувати булліти якомога рідше і лише після того, як ви розглянули інші варіанти для відображення інформації візуально.

Булліти в слайдах повинні стати рідкісним та усвідомленим винятком.

Принцип порожнього простору

Часто на слайдах слова, фрази, графіки забивають і заповнюють кожен куточок. Причина, як правило, криється в страху перед порожнім простором.

Порожній простір вносить елегантність і ясність. Зверніть увагу на будь-яку річ або інтер'єр з хорошим дизайном, і ви напевно виявите в ній втілення цього принципу. Порожній простір підкреслює якийсь один ключовий елемент.

Часто при підготовці презентації увагу приділяють лише видимим елементам - тексту або графіку. І не помічають порожнього простору, нехтуючи можливістю зробити з його допомогою дизайн презентації більш привабливим, «дихаючим»

Порожній простір - це не «біла пляма», він несе певне функціональне навантаження, наприклад посилення окремих елементів.

Чим більше ми додаємо різних елементів, тим більше розмивається і стає менш ефективним дизайн слайдів. Порожнеча сама собою є потужним елементом.

Всі додаткові деталі переносимо в роздавальні матеріали. Так ми уникнемо перетворення нашої презентації в слайдомент.

Принцип вирівнювання

Узгодженість окремих елементів створює відчуття цілісності. Часто на слайдах текст, зображення і графіки розміщуються там, де є вільне місце, нерідко без врахування інших елементів на слайді. Виходить плутанина.

Принцип вирівнювання свідчить: ніщо не повинно бути розміщено на сторінці довільно. Кожен елемент повинен знаходитися в візуальному зв'язку ще з чимось на слайді.

Ключова ідея принципу вирівнювання - дизайн слайдів не повинен виглядати так, ніби щось розміщене у випадковому порядку.

Розміщуйте краї елементів по одній лінії: вертикально, горизонтально або по центру.

схема

Можливо, це здається дрібницею, але не вирівняні слайди в цілому виглядають менш професійно. Навіть елементи, що знаходяться далеко один від одного, на слайді повинні мати візуальні зв'язки. Наприклад, вирівнювання у вигляді сітки по рядках і стовпцями або у вигляді таблиці показує взаємозв'язок елементів в цих рядках і шпальтах. Також це допомагає організувати матеріал методом, зручним для читання: зліва направо і зверху вниз. Ми можемо вирівнювати елемент по центру, використовуючи як орієнтири краї слайда.

Текст доречніше вирівнювати по правій або лівій стороні, ніж центрувати.

Принцип контрастності

Контраст - один з найбільш ефективних способів продемонструвати ієрархію між елементами слайду.

Ми звикли все порівнювати та завжди і в усьому мимоволі шукаємо схожість і відмінності. Відмінності привертають увагу.

Контрастність заряджає дизайн енергетикою. Контраст допомагає нам створити дизайн, в якому ми привертаємо увагу до потрібного нам елементу - виділивши його.

Виділення - ефективний метод залучення уваги до елементів слайду. Виділяйте не більше 10% видимого дизайну. Якщо виділити більше - ефективність знижується. Обирайте та використовуйте обмежену кількість способів виділення (1-2) на всіх слайдах презентації.

Жирний, курсив, підкреслення

Використовуйте жирний, курсив та підкреслення для коротких слів або фраз. Виділення жирним переважає, в порівнянні з іншими методами, тому що додає мінімальний рівень «шуму» на слайд, проте в меншій мірі помічається. Підкреслення додає шум та знижує читабельність, намагайтесь ним не зловживати.

Шрифт

Коротке слово з великої літери читається ЛЕГКО і може бути використано в ключових словах або в підписах до графіків. Не перевантажуйте презентацію різними шрифтами.

Колір

Колір як спосіб виділення слід використовувати помірковано, і тільки разом з іншими методами (наприклад, колір + жирний шрифт). Не захоплюйтесь інтенсивністю кольорів, інакше у аудиторії буде рябіти в очах.

Інверсія

Інверсія елементів добре працює з текстом, але може не працювати з зображеннями або об'єктами. Ефективна для залучення уваги, але додає на слайд шум, і тому вимагає помірності в використанні.

Невдала контрастність - поєднання 12-го і 14-го пункту шрифту або темно-коричневого і чорного кольорів.

При низькій контрастності важко відрізнити головне від другорядного. Слайди з контрастним дизайном привертають нашу увагу та допомагають зрозуміти суть.

Принцип повторення

Повторення елементів дизайну в кожному слайді дає чітке відчуття єдності, послідовності та узгодженості всієї презентації. Принцип повторення допомагає аудиторії швидше вивчати нові речі.

Повторюваним елементом може бути шрифт, товщина або колір ліній, розміщення в просторі. Що завгодно, що аудиторія зможе візуально розпізнати.

Наприклад, у всіх слайдах використовуються тільки корпоративні кольори. Або якийсь певний набір кольорів.

Принцип повторення демонструє, що презентація розроблена як єдине ціле, а не створена з розрізнених фрагментів. Кожний слайд виглядає як частина єдиного, цілого задуму.

Ми постійно використовуємо принцип повторення. Однакові за розміром заголовки, новий рядок, загальний фон слайдів - все це приклади принципу повторення.

Приклад принципу повторення для дрес-коду: колір ременя повинен відповідати кольору черевиків.

Повторення може розглядатись як послідовність. Коли ми бачимо 20-слайдову презентацію з повторюваними елементами дизайну, ми розуміємо, що це певна послідовність, і всі слайди відносяться до однієї теми. Якщо раптом на дев'ятому слайді ми не виявимо цих повторюваних елементів, то вся презентація втрачає свій згуртований зовнішній вигляд.

Також принцип повторення - це свідома однаковість всіх частин презентації: слайдів, роздаткових матеріалів, плакатів, демо-зразків.

Уникайте повторення дратівливих або тиснучих елементів.

Якщо хтось розміщує логотип на слайдах в цьому може бути сенс, а може і не бути. Наприклад, якщо на презентації присутні ЗМІ, можливо, має сенс зробити логотип на кожному слайді, тому що ви ніколи не знаєте заздалегідь, який саме слайд обере фотограф або чи потрапить це в ефір (якщо потрапить). В інших випадках рекомендується залишити логотип тільки на першому та останньому слайдах.

Не впадайте в іншу крайність, коли повторення буде переважати, і центр уваги розмитий. Це схоже на жінку, яка надягла червону вечірню сукню з червоним капелюшком, червоним шарфом, червоною сумочкою, червоними туфлями і червоним пальто, червоними сережками, червоною помадою. Принцип повторення допомагає створити легко впізнаваний, і тому унікальний, стиль. Однак, будьте обережні з вбудованими шаблонами. Більшість з них вже були неодноразово використані до вас і викличуть швидше нудьгу, ніж інтерес. Створюйте свої власні шаблони оформлення!

Принцип близькості

Принцип близькості демонструє взаємозв'язок елементів на слайді. Упорядкуйте елементи, так, щоб їхня близькість, по відношенню один до одного, відповідала їх взаємозв'язкам.

Принцип близькості говорить, що елементи, розташовані близько один від одного, сприймаються як окрема група, та інтерпретуються як більш взаємопов'язані елементи, ніж ті, які знаходяться далі один від одного.

Аудиторія сприймає пункти, що знаходяться на відстані один від одного, як не взаємозалежні між собою. Аудиторія природньо групує близько розташовані елементи, навіть якщо насправді вони тісно пов'язані між собою.

Групуйте пов'язані елементи разом, фізично переміщаючи їх один до одного. І навпаки, якщо елементи не володіють загальною ознакою, не пов'язані між собою - розмістіть їх в просторі подалі один від одного. Це полегшує доступ до візуального вмісту слайда.

Переконайтесь в тому, що підписи і підтримуюча інформація знаходяться поруч з елементами, які вони описують. При створенні графіків в PowerPoint, обирайте безпосереднє маркування на графіках, а не легенди або розшифровки.

Цю концепцію ілюструє дуже простий приклад. Подумайте, що об'єднує в наступному списку зазначені регіони? Чи є у них щось спільне?

Одеська область
Полтавська область
Тернопілська область
Миколаївська область
Рівненська область
Київ
Севастополь
Волинь
Галичина
Донбас
Харків
Лвівська область
Херсонська область
Черкаська область

А що ви думаєте про список, складений таким чином:

Одеська область
Полтавська область
Тернопілська область
Миколаївська область
Рівненська область
Київ
Севастополь
Волинь

Галичина
Донбас
Харків
Лвівська область
Херсонська область
Черкаська область

Очевидно, що останні шість регіонів відрізняються від інших. Це видно неозброєним оком. Ви знаєте це тому, що вони фізично відділені від решти списку

Учасники презентації не повинні вигадувати, як пов'язані елементи дизайну між собою. Слайд- не сторінка в книзі або журналі, тож нам ніколи не доведеться розміщувати на слайді більше, ніж кілька елементів або груп елементів.

Уникайте:

  • розміщення елементів в кутку або по центру тільки тому, що «там більше місця»;
  • великого числа розрізнених елементів на слайді;
  • неоднозначного сприйняття взаємозв'язків заголовків, підзаголовків та самого графіку.
Фото: flickr.com
Обробка: Vinci
назад
далі