KPI, або ключовий показник ефективності, - це абревіатура, якою, здається, користується кожна організація на планеті. Цілком природно, що люди ставлять під сумнів різницю між ОКР та КПІ. Завдання полягає в тому, що "KPI" може означати різні речі для різних людей, що вносить плутанину.
Ми експериментували з різними способами відповісти на це питання, і нарешті знайшли той, який, здається, резонує з людьми, тому вирішили написати про це.
Не забувайте K
Перше, що вам потрібно зрозуміти, що таке ОКР - це система, яка змушує вас відокремити те, що дійсно має значення від решти, та встановити чіткі пріоритети. Для цього вам доведеться навчитися говорити ні багатьом речам.
Якщо все є пріоритетним, нічого не відбувається.
Цей підхід є значним відхиленням від того, як багато організацій відстежують результати. Компанії часто проводять щомісячні зустрічі, на яких працівники переглядають сторінку за сторінкою KPI, під час розумної роботи, яка може тривати годинами. Багато що відбувається, і працівники не помічають того, що важливо. Вони тонуть у морі метрик та суперечливих пріоритетів.
Наша порада зрозуміла: не забувайте К.
Літера k в KPI - і OKR - означає ключ: мало, кілька, найважливіше. Використання KPI повинно було змусити вас відокремити те, що дійсно має значення (ключові показники ефективності) від решти, але багато людей це забувають. Якщо у вас є 30 так званих "КПІ", у вас немає таких - у вас просто показники.
Ось чому в OKR ми обмежуємо кількість ключових результатів. В окремій команді чи "команді" має бути лише одна мета в даному кварталі, що має до п'яти ключових результатів.
Повсякденна робота - це як покупка продуктів
OKR не в тому, щоб відстежувати все, що ви робите. В іншому випадку компанія OKR повинна буде включати ключові результати для увімкнення освітлення, прибирання офісу тощо.
Прекрасний спосіб зрозуміти різницю між вашими ОКР та щоденною роботою - подумати про цілі, які ви маєте в особистому житті: можливо, ви хочете заощадити гроші на поїздку, провести більше часу з родиною або втратити вагу. Скоріш за все, покупка продуктів не є однією з ваших цілей, але ви все одно маєте це робити. І якщо ваші поїздки до супермаркету почнуть займати стільки вашого часу, що це починає ставити під загрозу ваші особисті цілі, вам доведеться змінити ваше заняття.
Коли люди кажуть, що не можуть досягти своїх ОКР, тому що щоденна робота стає на шляху, це тому, що вони цього не зрозуміли. Хороші ОКР змушують вас переоцінювати діяльність з низьким пріоритетом або без доданої вартості, а також зменшувати, автоматизувати або передавати їх в аутсорсинг, щоб ви могли зосередитися на тому, що насправді має значення.
Не дозволяйте щоденній роботі заважати досягти найважливішого.
Різні ролі зможуть присвятити OKR більше часу, ніж інші. Наприклад, продуктовий загін може присвячувати 80% свого часу OKR та 20% щоденній роботі, тоді як хтось, хто в кредиторській заборгованості, може опинитися в протилежній ситуації: 20% свого часу присвячувати OKR, а 80% на щоденну роботу.
Це лише гіпотетичний приклад, а не настанова. Ці цифри можуть сильно відрізнятися залежно від контексту.
OKR - це про створення стійких змін у продуктивності
OKR не в тому, щоб відстежувати все, що ви робите, але це не фокусування на одному і відмова від всього іншого.
Скажімо, у вас є критична метрика, яка трохи коливається, але є чітка тенденція:
OKR повинен покращити ефективність в порівнянні з поточною тенденцією:
OKR - це створення стійких змін у роботі. Це означає, що ігрової системи для тимчасового вдосконалення недостатньо. OKR - це зміна поведінки, систем, інструментів чи процесів, щоб ви могли підтримувати нові рівні продуктивності. Але ви повинні зробити це, не відкидаючи все інше, тому вам слід досягти своїх ОКР, тоді як інші аспекти вашого бізнесу підтримують свої попередні рівні ефективності.
У книзі "4 дисципліни виконання" є велике питання, яке допоможе вирішити цю проблему: "Якби кожна інша область нашої діяльності залишалася на своєму нинішньому рівні роботи, що є тією областю, де зміни мали б найбільший вплив?"
Щоб встановити хороші ОКР, слід оцінити різні аспекти вашого бізнесу та визначити ті, де зміна продуктивності матиме найбільший вплив при збереженні інших елементів у стаціонарному стані:
Що відбувається, коли показник/KPI, який не є у ваших OKR, починає відходити від попередньої тенденції? Тоді вам потрібно буде працювати над цим, і, можливо, вам доведеться навіть включити його до своїх ОКР, щоб переконатися, що він повернеться туди, де має бути. І якщо щось нестабільне, ви можете створити OKR, щоб повернути його до "сталого стану". Щоб зрозуміти, як це зробити на практиці, давайте вирушимо в подорож.
Стратегія, OKR та моніторінг KPI
Уявіть, що ви хочете вирушити в подорож. Перше, що вам потрібно визначитися, - куди ви хочете поїхати, тому ви використовуєте путівник і вибираєте подорож від Сан-Франциско вниз по шосе Тихоокеанського узбережжя.
Після того як ви вирішили, куди ви хочете їхати, ви сідаєте у свій автомобіль і вводите місце призначення на своєму GPS, що допоможе вам відстежувати, чи ви на правильному шляху, і, якщо це потрібно, внести корективи.
Нарешті, коли ви їдете до обраного пункту призначення, у вашого автомобіля також є приладова панель, яка відстежує безліч інших показників і повідомляє, наприклад, про кількість палива, яке ви маєте. Поки циферблати на інформаційній панелі знаходяться в межах визначених порогових знаків, ви не думаєте про них - що важливо, зрештою, добратися туди, де ви хочете бути. Але якщо на приладовій панелі видно, що у вас не вистачає пального, вам доведеться відрегулювати свій курс і знайти АЗС.
Ця аналогія є прекрасним способом зрозуміти різницю між стратегією, ОКР та моніторінгом KPI:
- Стратегія - це процес визначення місця призначення. Це допомагає вам вирішити, куди ви хочете піти.
- OKR - це ваш GPS, навігаційна система вашого автомобіля: він допоможе вам відстежувати, чи ви на правильному шляху, і, якщо потрібно, правильний курс. І так само, як GPS, OKR не допомагає визначити місце призначення, а також не допоможе вам сформулювати свою стратегію.
- KPI-спостереження - це циферблати на приладовій панелі вашого автомобіля - вони повідомляють вам, чи все в порядку.
Медичні показники
Моніторінг KPI іноді називають показниками здоров’я, оскільки вони допомагають відстежувати загальний стан здоров’я бізнесу. Сприймайте їх як медичні огляди: ви регулярно вимірюватимете їх, і ви можете також повідомляти про них. Але поки вони залишаються в межах заздалегідь визначених порогів, вам не потрібно діяти.
Приклади основних результатів проти моніторингу KPI
Приклад 1
Трафік на вашому веб-сайті проходить добре, тому ви вирішите зосередитись на конверсії:
Приклад 2
Ваш продукт стабільний, тому ви вирішили зосередитись на збільшенні залучення клієнтів:
Приклад 3
Ваша компанія продає послугу передплати, і хоча ви можете залучити достатньо нових клієнтів, рівень скасування занадто високий. Ви вирішили зосередитись на збільшенні утримання:
Як щодо існуючих KPI?
Що робити з вашими поточними KPI?
Невелика кількість існуючих KPI є найважливішими, і вони стануть частиною вашого OKR (вашого GPS). Зверніть увагу, що ваші пріоритети можуть змінюватися від однієї чверті до наступної, і ваші ОКР відображати це. Хоча показники KPI, як правило, однакові за кварталом, квартал OKR є адаптивним і може змінитися, щоб допомогти вам зосередитись на тому, що дійсно має значення зараз.
Більшість існуючих KPI - це просто ті речі, які потрібно відстежувати, і вони будуть частиною вашої інформаційної панелі. Ви будете відстежувати їх регулярно, і ви також можете повідомляти про них, але поки вони не дотримуватимуться певних порогових знаків, ви не будете про них хвилюватися.
Нарешті, деякі існуючі КПІ доведеться замінити або залишити. Вони можуть бути неактуальними або просто поганими показниками - наприклад, індикаторами, які просто відстежують діяльність замість результатів бізнесу.
Успіх заключається у створенні стійких змін
Ми хочемо закрити цю публікацію тим, що успіх з'являється тоді, коли поведінка змінилася, і вам більше не потрібно включати цю тему в свої ОКР - все, що вам потрібно, - це якась основна суворість бізнесу, щоб нічого не випало. Що ще важливіше, коли всі в організації розуміють, що таке ОКР.
Обробка: Vinci